Assistant to the Management / Executive Assistant (m/f/d) · ISG Personalmanagement GmbH

The essentials of the job

ISG Personalmanagement GmbH is recruiting an executive assistant in Vienna to organise meetings, prepare decisions and coordinate internal projects for management. A commercial qualification or assistant experience is required, with a gross annual salary from 56,000 euros.

Job family

Executive Assistant

Sector

Temping and recruitment

Languages

French, English

Contract

Permanent (CDI)

Salary

56,000 € / year

Remote work

Hybrid

MS OfficeMeeting organisationProject coordinationAI toolsCommunication

Summary of the listing by Talent Club.

What awaits you Varied tasks: from meeting organisation to decision papers to the coordination of internal projects Proximity to management: you work directly with the management and subsequently with the Business Unit Managers Responsibility & shaping: you take on your own task packages and continuously develop yourself Cross-departmental insight: close collaboration with all specialist departments Your benefits at Artaker: Modern office (1040 Vienna, directly on the U4) + home office Salary from € 56,000 gross/year (full-time basis, adjustment depending on qualifications) Wiener Linien annual pass Meal vouchers Notebook & smartphone Experience more together – at events, team evenings and celebrations Plannable part-time: 20 hours/4 days (days are negotiable) Professional sparring – directly with the management and the team leads What you bring: Completed commercial education (e.g. HAK, FH, university) or several years of professional experience in the assistance, back office or organisation area Enjoyment of project work and cross-departmental collaboration Very good MS Office skills – experience with or openness to AI tools (e.g. Claude) Very good German and good English skills (spoken and written) High reliability and discretion Pronounced organisational skills as well as an extremely structured, forward-looking and independent way of working Your tasks: Administrative and organisational support of the management and subsequently of the Business Unit Managers Creation and preparation of minutes, reports and presentations as well as decision papers Organisation as well as preparation and follow-up of meetings and workshops of the management Coordination and gathering of relevant information from the specialist departments as well as its preparation into status reports and project statuses for the management Maintenance of project and task overviews as well as support in the management of internal projects Maintenance of documentation, filing systems and administrative processes If required, independent implementation of smaller projects Why Artaker? Because we make IT human. 35 colleagues work with us who help, challenge and support each other. We believe in personal responsibility without bureaucracy – and in the fact that work may also be enjoyable. Sounds like your next challenge? We look forward to receiving your application under the reference number 112.364 preferably via our ISG career portal or by e-mail.

Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)

Was dich erwartet Abwechslungsreiche Aufgaben: von der Meeting-Organisation über Entscheidungsvorlagen bis zur Koordination interner Projekte Nähe zum Management: du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung und in weiterer Folge mit den Business Unit Managern zusammen Verantwortung & Gestaltung: du übernimmst eigene Aufgabenpakete und entwickelst dich laufend weiter Bereichsübergreifender Einblick: enge Zusammenarbeit mit allen Fachbereichen Deine Vorteile bei Artaker: Modernes Büro (1040 Wien, direkt an der U4) + Home-Office Gehalt ab € 56.000 brutto/Jahr (Vollzeitbasis, Anpassung je nach Qualifikation) Wiener Linien Jahreskarte Essensgutscheine Notebook & Smartphone Gemeinsam mehr erleben – bei Events, Teamabenden und Feiern Planbare Teilzeit: 20 Stunden/4 Tage (Tage sind verhandelbar) Fachliches Sparring – direkt mit der Geschäftsführung und den Teamleads Was du mitbringst: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, FH, Universität) oder mehrjährige Berufspraxis im Assistenz-, Backoffice- oder Organisationsbereich Freude an Projektarbeit und bereichsübergreifender Zusammenarbeit Sehr gute MS-Office-Kenntnisse – Erfahrung bzw. Offenheit im Umgang mit KI-Tools (z. B. Claude) Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse (Wort und Schrift) Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie äußerst strukturierte, vorausschauende und selbstständige Arbeitsweise Deine Aufgaben: Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung und in weiterer Folge der Business Unit Manager Erstellung und Aufbereitung von Protokollen, Berichten und Präsentationen sowie Entscheidungsvorlagen Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Workshops der Geschäftsführung Koordination und Einholung relevanter Informationen aus den Fachbereichen sowie deren Aufbereitung zu Statusberichten und Projektständen für die Geschäftsführung Betreuung der Projekt- und Aufgabenübersichten sowie Unterstützung bei der Steuerung interner Projekte Pflege von Dokumentationen, Ablagen und administrativen Abläufen Bei Bedarf eigenverantwortliche Umsetzung kleinerer Projekte Warum Artaker? Weil wir IT menschlich machen. Bei uns arbeiten 35 Kolleg*innen, die einander helfen, fordern und fördern. Wir glauben an Eigenverantwortung ohne Bürokratie – und daran, dass Arbeit auch Freude machen darf. Klingt nach deiner nächsten Herausforderung? Wir freuen uns auf deine Bewerbung unter der Kennnummer 112.364 bevorzugt über unser ISG-Karriereportal oder per eMail.

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Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)

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